การทำงานในรูปแบบ
“ทีมเครือข่าย” หรือ Virtual Team...ตอนที่ 2
ครั้งที่ผ่านมา ได้กล่าวเป็นภาพรวมไป...
ครั้งนี้จึงอยากจะลงรายละเอียดของ “สิ่งที่ต้องรู้และทำให้เกิดขึ้น” เพื่อให้ “ทีมเครือข่าย”
ประสบผลสำเร็จนั้น ดังนี้
·
Leader และ Trust – ผู้นำ/ผู้จัดการ และ ความเชื่อ
การทำงานร่วมกันไม่ว่าจะรูปแบบไหน...
“ความเชื่อ” ระหว่างกัน คือสิ่งสำคัญ
และอาจจะเป็นคำตอบของความสำเร็จในการทำงานเป็นทีมด้วยซ้ำไป
เรื่องของ
“ผู้นำ” และ “ความเชื่อ” นั้น มันมักจะมาคู่กันเสมอ
และเรื่องที่ว่า
“ผู้นำที่ดี” นั้น เป็นอย่างไร? ...ประเด็นนี้มีคนกล่าว/เขียนไว้มากมายแล้ว
ซึ่งก็ไม่ต่างกันนัก หาอ่านได้ทั่วไป (ใน blog
นี้ก็มีให้อ่านในบทความเก่าๆครับ)
แต่ที่น่าสนใจคือ
... สิ่งที่คนทำงานในทีม Virual team
ต้องการจะได้จากผู้นำ นี่สิ...น่าสนใจ
ข้อแนะนำนี้
คัดมาจากหนังสือของ K. Fisher and M. Fisher ครับ
ได้แก่
1. การได้รับความร่วมมือ มากกว่าที่จะถูกควบคุมโดยผู้จัดการ/ผู้นำ (Coordination)
2. สามารถพบได้เสมอ (เมื่อลูกทีมต้องการ) (Accessibility)
3. ข้อมูลที่ดีและไม่มากจนเกินไป (without
overload)
4. การให้ความคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะย้อนกลับ(มาที่ลูกทีม)
มากกว่าเพียงแค่คำแนะนำ (Feedback)
5. ความยุติธรรมหรือมีความเป็นธรรมกับทุกคน
มากกว่าการรัก/ชอบพอในคนแค่บางคน (Fairness)
6. การตัดสินใจ ที่ไม่ใช่การก้าวก่าย (Decisiveness)
7. ความซื่อสัตย์/จริงใจ มากกว่าการชักใย/บงการ (Honesty)
8. ใส่ใจในเรื่องการพัฒนาลูกทีม มากกว่าการปล่อยปละละเลย (Development)
9. สร้างชุมชนของการร่วมกันทำงาน
มากกว่าการเรียกคุยแบบตัวต่อตัว(เรียกเดี่ยว)(Community
building)
10.
การให้ความเคารพหรือนับถือกัน
มากกว่าการดูแลแบบครอบครัวหรือยอมๆกันไป (Respect)
·
Working tools – เครื่องมือที่ช่วยการทำงานร่วมกัน
แน่นอนว่า...การทำงานร่วมกันจากคนที่อยู่ต่างพื้นที่/ประเทศนั้น
จำเป็นที่จะต้องมีการใช้ “เครื่องไม้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ” ช่วยให้การทำงานแบบนี้
ประสบความสำเร็จได้
เครื่องมือที่ช่วยได้ดี
ได้แก่
1. ระบบวีดีโอประชุมทางไกล (VDO
conference)
สิ่งที่ต้องใส่ใจคือ....
ช่วงเวลาใช้การสื่อสารร่วมกันนี้
ทุกฝ่ายต้องมีวินัยที่จะ “ตั้งใจ” จดจ่อกับประเด็นที่คุยกัน
เพราะมีเหตุการณ์ที่ว่า...ฝ่ายหนึ่งนำเสนออยู่
พอมุมกล้องกลับไปที่อีกฝ่ายหนึ่ง
พบว่ากำลังนั่งกินอาหารอยู่...อันนี้ก็จะส่งผลให้การประชุมทางไกล
ขาดประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้
2. อีเมล์ทางอินเทอร์เน็ต (E-mail &
Internet)
สิ่งที่ต้องใส่ใจคือ...
เมล์ต้องสื่อสารได้ครบถ้วน
และ ถูกต้องตรงกับสิ่งที่ต้องการสื่อความ
ต้องไม่ยาวจนเกินไปที่จะทำให้
“ไม่อยากอ่าน”
และที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ...ทุกคนในเครือข่าย
จะต้องหมั่นคอยเข้ามาตรวจสอบเมล์เป็นประจำ
มิฉะนั้น
ก็ข้อมูลที่แต่ละคนได้ก็จะไม่ทันกันและไม่เท่ากัน...จะเป็นปัญหาในขั้นต่อๆไป
3. ประชุมผ่านเครือข่ายเว็บ (Web
Conference)
4. โทรศัพท์
5. เครือข่ายชุมชนสมัยใหม่ Social Network
(Facebook, Twitter)
ปัจจุบันก็มีระบบการสื่อสารที่เอื้ออำนวยมากขึ้น
เพียงแต่วิธีนี้
บางองค์กรอาจจะมองว่า “เปิดเผยมากเกินไป” ซึ่งอาจจะจริงในบางกรณี
แต่บางกรณีอาจมองในแง่บวกได้เช่นกัน
เช่น ในฝ่ายที่ต้องการเปิดเผยข้อมูลอยู่แล้ว เช่นฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด
อย่างนี้ก็ถือว่านำเครื่องมือเครือข่ายชุมชนออนไลน์เหล่านี้มาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้
6. ใช้บล็อก (Blog)
·
Communication and Feedback – การสื่อสารและเสนอแนะ
การสื่อสารและการส่งข้อมูลย้อนกลับ
จะต้องทำอย่างมีประสิทธิภาพและต้องมีประสิทธิภาพมากกว่าใน “ทีมเครือข่าย” หรือ Virtual
team
เพราะบางองค์กรที่ทำงานร่วมกันหลายประเทศ
แน่นอนว่า แนวคิด/วิธีคิด วัฒนธรรม ภาษา ก็แตกต่างกัน
ยิ่งต้องทำผ่านเครื่องมือสื่อสารที่อาจขาดประสิทธิภาพด้วยแล้ว
การสื่อความก็ย่อมไม่ได้ความสมบูรณ์แบบที่คาดหวัง
จึงต้องคำนึงถึง “สิ่งรบกวน” หรือ Noise ของการสื่อสารระหว่างกัน โดยเฉพาะในช่วงการใช้เครื่องมือสื่สารในการประชุม
วิธีหนึ่งที่อาจจะช่วยได้คือ “การตั้งใจ” ในการสื่อสารระหว่างกัน โดยเฉพาะ
“การตั้งใจฟัง” (Empathic Listening) ต้องเข้าใจถึงความรู้สึกที่แตกต่างกันในแต่ละพื้นที่/ประเทศ
ภาษาที่ต่างกันอาจให้ความเข้าใจกันไปแตกต่างกัน (อาจจะต้องเช็คความเข้าใจระหว่างกันบ่อยๆ
ที่เรียกว่า Paraphrasing)
สุดท้ายคือ
การเสนอแนะย้อนกลับ (Feedback) ต้องเป็นไปในทางสร้างสรรค์
ให้กำลังใจในระหว่างคนในทีมเครือข่าย และคาดหวังถึงการพัฒนาไปข้างหน้า ให้เกิดความสำเร็จร่วมกัน
·
Decision making – การตัดสินใจ
กระบวนการตัดสินใจเอง
ก็มีความแตกต่างกันระหว่าง virtual
team กับการทำงานแบบอื่น
ที่สำคัญ
คือ ...
ต้องตัดสินใจให้ “ทันการณ์” (Be timely)
เพราะการทำงานในที่ห่างไกลกันนั้น โอกาสจะปรึกษากันได้บ่อยๆนั้น ทำได้ยาก
การตัดสินใจจึงต้องทันต่อเหตุการณ์ที่กำลังประสบอยู่
และแน่นอนว่าต้อง “ถูกต้อง” ด้วย ไม่ใช่ว่าตัดสินใจรวดเร็วแต่ผิดพลาด
สุดท้ายที่สำคัญต่อการตัดสินใจที่ดี คือ “การมีพันธสัญญา” หรือ Commitment ในทุกคนของทีมเครือข่าย (Consensus) เพราะหากทุกคนมีพันธสัญญาต่อกันและกันแล้ว
การตัดสินใจจะออกมาในแนวทางที่ดีและมีโอกาสที่จะทำงานสำเร็จมากกว่า
.......................................................
ขอบคุณที่อ่านมาจนถึงที่สุด
อ๋อ ขอรับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น